Katharina Reiter 
Die Abkürzung PMO sorgt oft für Verwirrung. Sie kann für Project Management Office, Program Management Office oder Portfolio Management Office stehe: drei organisatorische Einheiten mit klar unterschiedlichen Rollen im Projektmanagement. Wer ihre Unterschiede versteht, schafft die Basis für erfolgreiche Projekte, Programme und Portfolios.
Project Management Office (PMO): das Projektbüro
Das Project Management Office, im Deutschen auch Projektbüro genannt, übernimmt vielfältige Aufgaben. Es unterstützt Projektleiter, Projektteams und Stakeholder in organisatorischen und administrativen Belangen. Typische Aufgaben sind:
- Administrative Unterstützung für Projektleiter
- Bereitstellung der Projektinfrastruktur
- Kommunikation mit Stakeholdern und Management
- Unterstützung von Projektteams
- Konfliktmanagement
Während ein Project Management Office projektübergreifend agiert, beschreibt das Project Office eine temporäre Einheit, die ausschließlich einem Projekt zugeordnet ist.
Beispielhafte operative Aufgaben eines Project Office:
- Aufbau des operativen Projektmanagements
- Status-Reporting und Projektcontrolling
- Organisation von Meetings und Workshops
- Betreuung zentraler Kommunikationskanäle
- Unterstützung des Projektleiters bei administrativen Tätigkeiten
Fehlen dedizierte Strukturen für Program oder Portfolio Management Offices, fällt deren Verantwortungsbereich mitunter dem Project Management Office zu.
Program Management Office (PgMO): Programme erfolgreich steuern
Ein Programm unterscheidet sich grundlegend von einem Projekt durch seine strategische Ausrichtung. Es bündelt mehrere Projekte, die auf gemeinsame Unternehmensziele einzahlen.
Kennzeichen eines Programms:
- Strategische Bedeutung für das Unternehmen
- Höhere Komplexität und längere Laufzeit
- Enge Kopplung mehrerer Projekte
- Häufig verbunden mit organisatorischen Veränderungen
Das Program Management Office sorgt für die zentrale Steuerung und Koordination dieser Projekte. Es stellt sicher, dass Management und Programmleitung abgestimmte Vorgaben nutzen und die Projekte auf strategische Ziele ausgerichtet sind.
Portfolio Management Office (PfMO): das Projektportfolio im Blick
Das Portfolio Management Office betrachtet die Gesamtheit aller Projekte eines Unternehmens. Ziel ist die Priorisierung und Steuerung nach klaren Kriterien wie:
- Projektziele und Budgets
- Ressourcenverbrauch
- Wirtschaftlichkeit und Zukunftsfähigkeit
- Wertbeitrag für das Unternehmen
Darüber hinaus definiert und überwacht das PfMO einheitliche Methoden, Prozesse und Tools für das Projektmanagement. So entsteht Vergleichbarkeit zwischen Projekten und eine bessere Steuerung der Gesamtorganisation.
Praxisblick von intelliExperts
Falk Janotta, Geschäftsführer der intelliExperts GmbH, berichtet aus Erfahrung:
„Viele Kunden suchen einen PMO, ohne genau zu wissen, was sie meinen. Geht es um ein Projektbüro, um die Steuerung mehrerer Projekte oder um strategische Aufgaben? Erst durch gezielte Nachfragen wird klar, ob ein Project Management Office oder ein Program/Portfolio Management Office benötigt wird.“
Sein Tipp: Klären Sie vor der Suche nach externen Experten genau, welche Aufgaben Sie tatsächlich vergeben wollen – und ob operative Unterstützung oder methodisches Know-how gefragt ist.
Fazit
Die Begriffe Project Management Office, Program Management Office und Portfolio Management Office stehen für unterschiedliche Verantwortungsbereiche. Wer die Abkürzung PMO im Unternehmenskontext klar definiert, legt den Grundstein für erfolgreiche Projekte und Programme.
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