Katharina Reiter 
Das bewusste Ausrichten auf klare Ziele, Aufgaben und Prioritäten ist essenziell für eine erfolgreiche Umsetzung von Projekten. Die PRINCE2-Methode kann Ihnen dabei nützlich sein. Sie basiert auf sieben Prinzipien, die für die konsequente Anwendung der Methode sorgen.
Prinzipien der PRINCE2-Methode
PRINCE2 steht für PRojects IN Controlled Environments und besteht aus jeweils sieben Prinzipien, Themen und Prozesse. Die sieben grundlegenden Prinzipien sind im Folgenden beschrieben.
Die sieben Prinzipien
Prinzip 1: Fortlaufende Rechtfertigung des Geschäftsnutzens
Jedes Projekt muss einen klaren wirtschaftlichen Nutzen haben. Es wird regelmäßig überprüft, ob das Projekt weiterhin gerechtfertigt ist.
Prinzip 2: Lernen aus Erfahrungen
Frühere Projekte liefern wertvolle Erkenntnisse. PRINCE2 fördert die Dokumentation und Nutzung dieser Erfahrungen, um Fehler zu vermeiden und bewährte Methoden zu übernehmen.
Prinzip 3: Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten
Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt müssen klar und unmissverständlich definiert und zugewiesen werden. Das sorgt für eine strukturierte Kommunikation und Entscheidungsfindung.
Prinzip 4: Management in Phasen
Projekte werden in kontrollierbare Phasen unterteilt. Jede Phase wird überprüft, bevor mit der nächsten fortgefahren wird, um Risiken zu minimieren und die Qualität zu sichern.
Prinzip 5: Management durch Ausnahme
Der Projektmanager erhält die Befugnis, innerhalb festgelegter Grenzen zu agieren. Nur bei Abweichungen von diesen Grenzen wird eine Eskalation an höhere Instanzen erforderlich.
Prinzip 6: Produktorientierung
Hier steht die Lieferung klar definierter und messbarer Ergebnisse im Vordergrund. PRINCE2 nennt sie Produkte. Der Fokus liegt auf den zu liefernden Produkten und deren Qualität. Die klare Definition der Produktanforderungen und -ergebnisse sorgt für eine zielgerichtete Umsetzung.
Prinzip 7: Anpassung an das Projektumfeld
PRINCE2 ist flexibel und kann an die spezifischen Anforderungen und Gegebenheiten eines Projekts angepasst werden. Dies ermöglicht eine skalierbare Anwendung für verschiedene Projektgrößen und -typen.
Die sieben Themen
Die folgenden Aspekte müssen während des gesamten Projektes berücksichtigt werden:
Thema 1: Business Case
Jedes Projekt muss einen klaren wirtschaftlichen Nutzen haben. Das Business-Case-Dokument wird kontinuierlich überprüft, um sicherzustellen, dass das Projekt weiterhin gerechtfertigt ist.
Thema 2: Organisation
PRINCE2 definiert klare Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts. Dazu gehören der Lenkungsausschuss, der Projektmanager und die Teammitglieder.
Thema 3: Qualität
Das Thema Qualität stellt sicher, dass die gelieferten Produkte den vorher festgelegten Anforderungen entsprechen. PRINCE2 fördert eine klare Definition von Qualitätsstandards und deren Überprüfung.
Thema 4: Pläne
Die Planung ist entscheidend für ein erfolgreiches Projekt. PRINCE2 nutzt abgestufte Pläne, die von detaillierten Phasenplänen bis hin zu übergeordneten Projektplänen reichen.
Thema 5: Risiken
Risiken müssen erkannt, bewertet und aktiv gemanagt werden. PRINCE2 bietet ein strukturiertes Rahmenwerk zur Risikobewältigung, um negative Auswirkungen zu minimieren.
Thema 6: Änderungen
Änderungen an Anforderungen oder externen Bedingungen sind unvermeidbar. PRINCE2 stellt sicher, dass Änderungen kontrolliert und dokumentiert werden.
Thema 7: Fortschritt
Das Projekt muss überwacht und gesteuert werden, um sicherzustellen, dass es auf Kurs bleibt. Der Fortschritt wird anhand festgelegter Kontrollpunkte und Berichte gemessen.
Die sieben Prozesse
Die Prozesse helfen dabei, ein Projekt effizient zu strukturieren und zu verwalten.
1. Vorbereiten eines Projekts
Diese Phase sorgt dafür, dass das Projekt eine solide Grundlage hat. Sie umfasst die Klärung der Geschäftsvorteile, die Festlegung der Verantwortlichkeiten und die erste Einschätzung von Risiken.
2. Lenken eines Projekts
Hier übernimmt der Lenkungsausschuss die strategische Steuerung. Er trifft Entscheidungen über Projektgenehmigungen, Änderungen und wichtige Meilensteine.
3. Initiieren eines Projekts
In dieser Phase werden detaillierte Projektpläne erstellt, Risiken analysiert und das Business Case dokumentiert. Dies bildet die formale Grundlage für das Projekt.
4. Managen eines Phasenübergangs
Da PRINCE2 in kontrollierten Phasen arbeitet, gibt es klare Übergänge zwischen diesen. Der Projektmanager bereitet Entscheidungsgrundlagen für den Lenkungsausschuss vor.
5. Steuern einer Phase
Während der laufenden Phase überwacht der Projektmanager die Fortschritte und stellt sicher, dass die Arbeiten im Einklang mit den Zielen verlaufen.
6. Managen der Produktlieferung
Hier geht es um die eigentliche Umsetzung und Lieferung der Projektergebnisse. PRINCE2 legt großen Wert auf klare Anforderungen und Qualitätskontrolle.
7. Abschließen eines Projekts
Das Projekt wird geordnet beendet, indem offene Punkte geklärt, Erfahrungen dokumentiert und die Endfreigaben erteilt werden.
Fazit: Erfolgreiches Projektmanagement mit PRINCE2
Die klaren Prinzipien, Themen und Prozesse ermöglichen eine logische und gut gegliederte Erklärung. PRINCE2 ist eine bewährte Methode, die weltweit angewendet wird. Die Methode ist skalierbar und kann an verschiedene Projekte angepasst werden.
Das Prinzip “Management durch Ausnahme” erlaubt effizientes Arbeiten mit minimaler Einmischung, was für Unternehmen und Projektmanager von Vorteil ist. PRINCE2 basiert auf bewährten Ansätzen, die sich in der Praxis als erfolgreich erwiesen haben und lässt sich flexibel mit anderen Projektmanagement-Methoden kombinieren.
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