Katharina Reiter 
Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Überblick
Eine durchdachte Projektplanung ist der Schlüssel zum Projekterfolg. Sie schafft Struktur, minimiert Risiken und ermöglicht effizientes Arbeiten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Aufgaben ein Projektleiter in der Planungsphase übernimmt, angefangen mit dem Projektstrukturplan.
Aufgaben im Bereich Projektplanung
- Projektstrukturplan erstellen
→ Zerlegung des Projekts in logisch strukturierte Arbeitspakete - Projektmanagementmethode festlegen
→ Auswahl agiler, klassischer oder hybrider Methode je nach Projektart - Projektumfeld analysieren
→ Identifikation interner/externer Einflussfaktoren und potenzieller Risiken - Projektbudget erstellen
→ Finanzielle Rahmenbedingungen definieren, Puffer einplanen - Ressourcen planen
→ Personal, Zeit, Infrastruktur und Werkzeuge bedarfsgerecht kalkulieren - Projektziele definieren
→ Zielorientierung nach SMART-Kriterien, klare Erwartungshaltung - Meilensteine festlegen
→ Strukturierung des Projektfortschritts mit realistischen Zwischenzielen - Risikoregister aufbauen
→ Proaktives Risikomanagement zur Absicherung der Planung - Kommunikationsplan erstellen
→ Kommunikationskanäle, Frequenz und Zielgruppen festlegen - Zeitplan aufsetzen
→ Zeitrahmen für einzelne Phasen, Aufgaben und Liefertermine - Verträge mit externen Partnern verhandeln
→ Sicherstellung von Lieferbedingungen, Kosten und Verfügbarkeit - Stakeholder analysieren
→ Erwartungshaltungen, Einfluss und Kommunikationsbedarf der Interessenvertreter erfassen - Projektteam auswählen
→ Kompetenzbasierte Teambesetzung für jede Projektrolle - Verantwortungsbereiche festlegen
→ Eindeutige Rollen- und Aufgabenverteilung zur Vermeidung von Konflikten - Rahmenbedingungen kommunizieren
→ Definition von Regeln, Tools und Meetingstrukturen - Kick-Off-Veranstaltung organisieren
→ Motivation und gemeinsame Zielidentifikation zum Projektstart - Teambildung aktiv fördern
→ Workshops zur Schaffung von Vertrauen und Teamgeist - Meetingverantwortlichkeiten definieren
→ Strukturierte Protokollführung, Zielorientierung sicherstellen - Feedbackzyklen planen
→ Kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Ergebnissen - Projekthandbuch erstellen
→ Dokumentation aller Standards, Rollen, Prozesse
Fazit
Die Projektplanung bildet das strategische Fundament. Wer hier sorgfältig arbeitet, legt den Grundstein für alle weiteren Projektphasen und den Erfolg des Projektes.
Ausblick: Teammanagement im Projekt
Im zweiten Teil dieser Reihe betrachten wir die zentrale Rolle des Teammanagements im Projektkontext. Wir zeigen, wie Projektleiter durch gezielte Teamentwicklung und konstruktive Führung den Projekterfolg maßgeblich beeinflussen.
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