Lina König 
Effektive Kommunikation im Projekt ist ein entscheidender Erfolgsfaktor im Projektmanagement. Die Projektassistenz übernimmt dabei eine Schlüsselrolle: Sie verbindet, vermittelt und strukturiert den Informationsfluss zwischen Projektleitung, Teammitgliedern, Stakeholdern und externen Partnern. In diesem Beitrag beleuchten wir, wie die Projektassistenz Kommunikationsprozesse aktiv gestaltet und die Zusammenarbeit im Projektumfeld stärkt.
Aufgaben im Bereich Kommunikation
Kommunikationsprozesse strukturieren
→ Erstellung und Pflege von Kommunikationsplänen, Informationsketten und Ansprechpartnern mit ihren Kontaktdaten
Meetings vorbereiten und begleiten
→ Organisation, Moderation und Protokollführung für Projektbesprechungen und Workshops
Unterstützung der Stakeholder-Kommunikation
→ Koordination von Abstimmungen mit den Stakeholdern, Versand von Projektinformationen und Präsentationen
Informationsfluss sicherstellen
→ Weiterleitung relevanter Informationen an die richtigen Stellen – zur richtigen Zeit
Moderation von Rücksprachen und Teamabstimmungen
→ Planung, Durchführung und Dokumentation regelmäßiger Status- und Fachtermine
Präsentationen und Projektunterlagen aufbereiten
→ Visualisierung komplexer Inhalte für Zielgruppen wie Lenkungsausschüsse oder Auftraggeber
Schulungen und interne Kommunikation unterstützen
→ Begleitung von Wissensweitergabe, Tool-Onboardings und organisatorischen Änderungen
Bearbeitung von Rückfragen und Beschwerden
→ Erstkontakt, Dokumentation und Weiterleitung an die zuständigen Stellen
Unterstützung bei der Projektkultur
→ Förderung von Transparenz, Feedback und verbindlicher Kommunikation im Team
Fazit
Die Projektassistenz ist nicht nur organisatorische Stütze, sondern kommunikatives Bindeglied im Projekt. Sie sorgt für Klarheit, Verlässlichkeit und Koordination im Informationsaustausch – Eigenschaften, die besonders in komplexen oder zeitkritischen Projekten unverzichtbar sind. Eine gut eingebundene Projektassistenz kann so den Unterschied zwischen reibungsloser Zusammenarbeit und Kommunikationschaos machen.