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www.intelliExperts.de – Im ersten Teil unserer Reihe zu Projektmanagement im Dienst der Gemeinschaft stellen wir die Bedeutung und die Finanzierung von Non-Profit-Organisationen sowie die Besonderheiten des sozialen Projektmanagements vor. Wir beleuchten zudem den Ablauf sowie die Anforderungen von Projekten im sozialen Sektor.

Projekte im Non-Profit-Bereich zeichnen sich durch ihre soziale Ausrichtung und gesellschaftliche Verantwortung aus. Hier werden mit begrenzten Ressourcen nachhaltige Initiativen entwickelt, um positive Veränderungen in der Gemeinschaft zu bewirken.

Was bedeutet Non-Profit-Organisation (NPO)?

Non-Profit selbst bezeichnet eine Tätigkeit, die nicht die Erwirtschaftung von Gewinnen zum Ziel hat und zum anderen keine staatliche Verwaltungsbehörde ist. Non-Profit–Organisationen sind zum Beispiel Vereine, Stiftungen oder Verbände.

Wie finanzieren sich Non-Profit-Organisationen?

Da NPOs auf keine Gewinne zurückgreifen können, finanzieren sie sich über andere Quellen. Zu nennen sind hierbei Mitgliedsbeiträge, Fördermittel von Stiftungen oder Kommunen, Kredite oder Spenden.

Brauchen Projekte von NPOs ein „besonderes“ Projektmanagement?

Auch im Non-Profit Bereich ist genaues Projektmanagement der Schlüssel für erfolgreiche Veränderungen. Von der Integration benachteiligter Jugendlicher bis zur Einführung innovativer Hilfsprogramme: Projekte sind der Weg zur Gestaltung einer besseren Gesellschaft. Aufgrund zunehmender sektorübergreifender Kooperationen zwischen Unternehmen, öffentlicher Verwaltung und NPOs, müssen auch NPOs die Projektsprache fließend sprechend. Somit werden Projektmanagementkompetenzen für NPOs immer wichtiger. Hierbei müssen die spezifischen Rahmenbedingungen und Managementbedürfnisse in NPOs berücksichtigt werden.

Dieses Soziale Projektmanagement nutzt Werkzeuge und Methoden aus dem allgemeinen Projektmanagement, um die Struktur und Organisation von sozialen Projekten zu verbessern. Insbesondere Zeitmanagement-Tools und Projektstrukturpläne können bei sozialen Projekten einen erheblichen Mehrwert bieten und dazu beitragen, die komplexen Ebenen gemeinnütziger Organisationen effektiver zu steuern. Da bei sozialen Projekten Ressourcen oft begrenzt sind, spielen präzise Zeit- und Ressourcenplanung eine entscheidende Rolle.

Wie sieht das Dreieck des Non-Profit Bereichs aus?

In der sozialen Arbeit prägen drei einzigartige Faktoren das Projektmanagement, die eine Dreiecksbeziehung darstellen. Es ist von der Zielgruppe, dem Projektteam sowie dem Förderer die Rede. In anderen Literaturen werden diese auch als Personenkreis, personelle und finanzielle Ressourcen bezeichnet. Solange diese drei Akteure im Gleichgewicht stehen, kann das Projekt wie geplant ablaufen.

Zielgruppe/Personenkreis: Gesetzliche Veränderungen, Altersstruktur und Hilfebedarfe beeinflussen die Projektarbeit. Die Gesetzgebung spielt eine Schlüsselrolle, und Kundensouveränität ist nicht immer gegeben.

Projektteam/Personelle Ressourcen: Gute Mitarbeiter sind der Dreh- und Angelpunkt. Projektarbeit läuft oft neben dem Tagesgeschäft und gute Mitarbeiter spielen eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung von Projekten.

Förderer/Finanzielle Ressourcen: Projekte benötigen nicht nur Personal, sondern auch finanzielle Mittel. Oft müssen soziale Organisationen dafür auf Drittmittel zurückgreifen.

Die besonderen Faktoren im Projektmanagement wie die ständige Anpassung an sich wandelnde Zielgruppen, die sorgfältige Finanzplanung und die effektive Nutzung begrenzter personeller Ressourcen, unterstreichen die Notwendigkeit einer maßgeschneiderten Herangehensweise.

Inwiefern unterscheidet sich der Ablauf dieser Projekte?

Non-Profit-Projekte unterscheiden sich zwar thematisch von anderen Projekten, jedoch nicht in Bezug auf den Ablauf. Die Phasen selbst sowie ihre Reihenfolge bleiben beständig: Projektinitiierung oder Planung und Vorbereitung, Realisierung, Monitoring oder Evaluation, Abschluss und Nachbearbeitung.

In der ersten Phase werden der Beweggrund erkannt, das Ziel definiert und die Ausgangssituation analysiert. Oft wird auch hierbei schon mit der Planung angefangen. Im sozialen Sektor sollen Probleme wie die fehlende Integration durch berufliche Bildung und Förderung der Selbstständigkeit angegangen werden. Die Planung bezieht sich auf die Budgetierung für Ressourcen wie Fachpersonal, Schulungsmaterialien und externe Expertise.

In Phase Zwei wird das Projekt in die Tat umgesetzt. Der Aufbau von Kooperationen mit Unternehmen für Praktika und berufliche Perspektiven benötigen viel Zeit und sind komplex. Deshalb ist eine regelmäßige Überprüfung der Fortschritte anhand vordefinierter Indikatoren zwingend.

Zuallerletzt wird das Projekt abgeschlossen und nachbearbeitet. Die Dokumentation der Erfolge und die Learnings für künftige Projekte sind wichtige Elemente beim Projektabschluss.

Anforderungen

Projektmanager können in Stiftungen angestellt sein und ein Team von Mitarbeitern haben, die die Projekte umsetzen. Der Projektleiter ist verantwortlich für das Projektmanagement, muss auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung, dem Vorstand oder dem Aufsichtsrat kommunizieren können. Außerdem soll er offen sein für die Nutzung externer Expertise.

Aufgrund der Branchenunterschiede müssen sich Projektleiter neuen Herausforderungen stellen, und ein erweitertes Fähigkeiten-Repertoire besitzen. Breites Fachwissen sowie soziale Kompetenzen, insbesondere im Kontext der Freiwilligenarbeit, Blick für Zusammenhänge, Kostenbewusstsein, überdurchschnittliche Kenntnisse über Organisationen und Menschen sind zu betonen. Fähigkeiten im Selbst- und Zeitmanagement, in der Teamführung und der Kommunikation sind entscheidend für den Projekterfolg.

Fazit

Projektmanagement im Non-Profit-Bereich unterscheidet sich von herkömmlichen Projekten im Blick auf den Organisationsaufwand, da NPOs soziale Projekte mit begrenzten Ressourcen umsetzen müssen. Mit Rücksicht auf die Zielgruppe, das Projektteam und die Förderer, müssen Projektleiter zudem flexibel sein und die spezifischen Herausforderungen des Non-Profit-Sektors bewältigen. Trotz präziser Planung können Non-Profit-Projekte auf verschiedene Probleme stoßen wie unklare Zielsetzungen und mangelnde Monitoring-Mechanismen. Dies erfordert Anpassungsfähigkeit und Engagement seitens aller Projektbeteiligten.

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